Wycena remontu w Excelu czy w Bulido?

Excel jest jednym z pierwszych narzędzi, po które sięgają firmy remontowe przy przygotowywaniu wycen. Możesz wpisać usługi, ilości i ceny, a przy dobrze przygotowanym arkuszu również automatycznie policzyć wartość prac.

Na początku taki sposób pracy często wystarcza.

Masz jeden szablon, znasz jego układ i wiesz, gdzie znajdują się najważniejsze formuły. Gdy pojawia się nowe zlecenie, kopiujesz poprzedni plik, zmieniasz dane klienta i poprawiasz listę prac.

Z czasem plików przybywa. Cennik występuje w kilku wersjach, oferty mają podobne nazwy, a informacje z zaakceptowanej wyceny trzeba ponownie wpisywać do umowy, listy prac i rozliczeń.

Do tego dochodzą terminy, zdjęcia z budowy, zaliczki, koszty materiałów i ustalenia z klientem. Każdy z tych elementów może znajdować się w innym arkuszu, folderze albo aplikacji.

Pytanie nie brzmi już wtedy tylko: Excel czy program do wycen? Liczy się również to, ile ręcznej pracy wymaga obsługa całego zlecenia.

Bulido łączy klientów, wyceny, umowy, prowadzenie prac i rozliczenia. Informacje zapisane na początku wykorzystujesz również na kolejnych etapach, bez ponownego przepisywania ich do następnych dokumentów.

To kompletne narzędzie dla firm remontowych, w którym prowadzisz zlecenie od pierwszego kontaktu z klientem do końcowego rozliczenia.

Dlaczego wiele firm remontowych zaczyna od wycen w Excelu

Excel pozwala samodzielnie ustalić układ arkusza. Możesz dodać własne kolumny, formuły i podsumowania. Przy nietypowym zleceniu zmieniasz tabelę według swoich potrzeb.

Wiele osób zna też podstawy programu i już z niego korzysta. Nie trzeba więc od razu uczyć się nowego narzędzia ani przenosić dotychczasowego cennika.

Przy kilku prostych wycenach miesięcznie arkusz może działać dobrze.

Trudności pojawiają się, gdy ofert i prowadzonych remontów zaczyna przybywać. Trzeba wtedy samodzielnie pilnować:

• aktualnych cen,
• poprawności formuł,
• numeracji ofert,
• danych klientów,
• kolejnych wersji dokumentów,
• terminów prac,
• zaliczek i pozostałych płatności,
• kosztów materiałów,
• zdjęć z budowy,
• ustaleń z klientem.

Excel pomaga policzyć ofertę, ale nie prowadzi całego zlecenia. Firma musi samodzielnie połączyć arkusze, dokumenty, foldery, wiadomości i notatki.

Arkusz Excel a oferta podzielona na pomieszczenia w Bulido

W Bulido możesz podzielić ofertę według pomieszczeń. Prace wykonywane w łazience, kuchni czy salonie znajdują się w osobnych częściach dokumentu. Oddzielnie możesz dodać materiały, prace dotyczące całego mieszkania oraz usługi dodatkowe.

Taki układ ułatwia przygotowanie wyceny i późniejszą rozmowę z klientem.

Zamiast jednego długiego arkusza klient otrzymuje dokument, w którym widzi, jakie prace wykonasz w każdym pomieszczeniu. Łatwiej rozumie, z czego wynika cena i co zmieni się po usunięciu albo dodaniu konkretnej usługi.

Usługi wybierasz z cennika zawierającego ceny oraz jednostki, takie jak m², mb, szt., kpl., kg czy l. Możesz korzystać z gotowych usług albo stworzyć własny cennik dopasowany do tego, czym zajmuje się Twoja firma.

Formuły w Excelu a pomoc w liczeniu w Bulido

Przygotowanie wyceny często wymaga przeliczenia wymiarów pomieszczenia na ilość prac do wykonania.

W Excelu samodzielnie tworzysz formuły dla powierzchni ścian, podłogi, sufitu i obwodu. Następnie odejmujesz powierzchnię okien oraz drzwi i wpisujesz wyniki przy odpowiednich usługach.

Dobrze przygotowany arkusz może wykonać te obliczenia poprawnie. Problem pojawia się wtedy, gdy przypadkowo nadpiszesz komórkę, skopiujesz niewłaściwą formułę albo pominiesz jedno okno.

W Bulido podajesz wymiary pomieszczenia, a aplikacja może policzyć:

• powierzchnię ścian,
• powierzchnię podłogi,
• powierzchnię sufitu,
• obwód pomieszczenia.

Może również odjąć od powierzchni ścian podane okna i drzwi.

Przy każdej usłudze ustalasz, według czego ma zostać policzona jej ilość. Malowanie może być liczone według powierzchni ścian, układanie paneli według powierzchni podłogi, a montaż listew według obwodu.

Wyliczoną ilość możesz poprawić, gdy rzeczywista ilość prac różni się od wyniku podanego przez aplikację.

Automatyczne liczenie jest jednym z udogodnień. Większą różnicę daje połączenie wymiarów z aktualnym cennikiem, gotową listą usług i dokumentem przygotowanym dla klienta.

→ automatyczne obliczanie powierzchni w ofercie

Ceny w starych plikach Excel a aktualny cennik w Bulido

Przy pracy w Excelu ceny często są kopiowane z poprzednich ofert. Jedna stawka znajduje się w głównym cenniku, inna w ostatniej wycenie, a jeszcze inna w notatkach zapisanych po rozmowie z klientem.

Przygotowanie nowej oferty zaczyna się wtedy od ustalenia, która cena jest aktualna.

W Bulido usługi, jednostki i ceny znajdują się w cenniku. Podczas przygotowywania oferty korzystasz z obecnych stawek, ale możesz zmienić je dla konkretnego klienta lub zlecenia.

Zmiana ceny w cenniku nie zmienia wcześniej przygotowanych ofert. Starszy dokument zachowuje kwoty i walutę użyte podczas jego utworzenia.

Dotychczasowego cennika nie trzeba przepisywać usługa po usłudze. Możesz przenieść go z Excela, PDF lub zdjęcia. Przed zapisaniem sprawdzasz odczytane nazwy, ceny i jednostki.

Możesz również pobrać cennik do arkusza, zmienić wiele cen naraz i ponownie wgrać go do Bulido.

→ przeniesienie własnego cennika usług

Kopiowanie prac w Excelu a gotowe zestawy usług w Bulido

Wiele prac regularnie się powtarza.

Remont łazienki może obejmować demontaż, przygotowanie podłoża, hydroizolację, układanie płytek i biały montaż. Przy malowaniu mieszkania powtarzają się zabezpieczenie pomieszczeń, naprawa ścian, gruntowanie i malowanie.

W Excelu zwykle kopiujesz potrzebne wiersze ze starszej oferty. Później usuwasz zbędne usługi i sprawdzasz, czy skopiowane ceny nadal są aktualne.

W Bulido możesz przygotować własny zestaw często wykonywanych usług. Dodajesz go do wybranego pomieszczenia, a aplikacja pobiera usługi i ceny z cennika.

Każdą usługę możesz później zmienić albo usunąć z konkretnej oferty. Gotowy zestaw ułatwia rozpoczęcie wyceny, ale nie narzuca końcowej listy prac.

Wydruk arkusza Excel a czytelny PDF z Bulido

Excel dobrze sprawdza się przy obliczeniach, ale arkusz nie zawsze dobrze wygląda jako oferta wysyłana klientowi.

Szeroka tabela może zostać podzielona na kilka stron. Część kolumn bywa ucięta, a mała czcionka utrudnia czytanie dokumentu na telefonie.

Część wykonawców przenosi więc dane z Excela do Worda albo do osobnego szablonu. Oznacza to ponowne kopiowanie cen, nazw usług i danych klienta.

Bulido tworzy PDF bezpośrednio na podstawie przygotowanej oferty. Dokument może zawierać:

• logo i dane firmy,
• dane klienta,
• adres wykonywania prac,
• listę prac podzieloną według pomieszczeń,
• ceny i końcową kwotę,
• tekst wprowadzający,
• warunki współpracy,
• tekst końcowy.

Do wyboru są trzy wyglądy dokumentu. Klient otrzymuje uporządkowaną ofertę, a Ty nie musisz przed każdą wysyłką poprawiać szerokości kolumn i podziału stron.

Bulido dopasowuje też sposób pokazywania cen do Twojej firmy. Mogą z niego korzystać zarówno firmy zwolnione z VAT, jak i firmy rozliczające ten podatek.

Załącznik przygotowany w Excelu a wysyłka z Bulido

Po przygotowaniu wyceny w Excelu zapisujesz dokument jako PDF, otwierasz pocztę, piszesz wiadomość i dodajesz właściwy załącznik.

Gdy klient odpowiada telefonicznie albo mailowo, zapisujesz jego decyzję w arkuszu, kalendarzu lub notatkach.

W Bulido wysyłasz ofertę bezpośrednio z aplikacji. Możesz zmienić temat oraz treść wiadomości. Klient otrzymuje dokument i wybiera, czy akceptuje, czy odrzuca ofertę.

Po jego decyzji stan oferty zmienia się automatycznie.

Na liście widzisz, które oferty są:

• przygotowywane,
• wysłane,
• zaakceptowane,
• odrzucone,
• wygasłe.

Bulido zapisuje również najważniejsze daty i pokazuje, gdy po wysłaniu dokumentu wprowadzisz w nim zmiany.

Kolejne pliki Excel a historia zmian w Bulido

Zmiany są normalną częścią przygotowywania oferty.

Klient może zrezygnować z jednej usługi, zmienić materiał albo dodać nowe prace. W Excelu zazwyczaj oznacza to utworzenie kolejnej kopii pliku.

Po kilku poprawkach w folderze pojawiają się dokumenty takie jak:

• oferta_kowalski.xlsx,
• oferta_kowalski_poprawiona.xlsx,
• oferta_kowalski_final.xlsx,
• oferta_kowalski_final2.xlsx.

Po pewnym czasie trudno ustalić, którą wersję otrzymał klient i na jakie prace faktycznie się zgodził.

Bulido zachowuje wcześniejsze wersje oferty oraz historię zmian. Możesz wrócić do poprzedniej listy prac, cen i końcowej kwoty.

Podczas rozmowy z klientem opierasz się wtedy na zapisanym dokumencie, a nie na nazwie pliku, która miała oznaczać wersję ostateczną.

Dane klientów w Excelu a historia współpracy w Bulido

W Excelu dane klientów często znajdują się w osobnym arkuszu albo bezpośrednio w plikach z wycenami. Informacje o rozmowach, zmianach i płatnościach mogą być rozproszone między pocztą, telefonem i notatkami.

Gdy klient wraca po kilku miesiącach, trzeba odszukać jego wcześniejsze oferty i przypomnieć sobie, jakie prace firma już dla niego wykonywała.

W Bulido przy kliencie zapisujesz jego dane, adresy i notatki. Widzisz również przygotowane dla niego oferty, prowadzone remonty oraz zapisane płatności.

Nie musisz pamiętać nazwy pliku ani folderu, w którym znajduje się poprzednie zlecenie.

Po wycenie w Excelu powstają kolejne pliki, w Bulido wykorzystujesz te same informacje

W Excelu zaakceptowana wycena zazwyczaj kończy pracę nad jednym plikiem i rozpoczyna tworzenie następnych.

Dane klienta, adres oraz listę prac przepisujesz do umowy, kalendarza, listy zadań lub innej aplikacji. Zdjęcia z budowy pozostają w telefonie albo trafiają do osobnego folderu.

W Bulido możesz przygotować umowę na podstawie danych firmy, klienta i zaakceptowanej oferty. Nie wpisujesz ponownie nazw, adresów i podstawowych ustaleń.

Na podstawie zaakceptowanej oferty rozpoczynasz również prowadzenie remontu. Dane klienta, adres i usługi są już uzupełnione, a pozycje z oferty tworzą listę prac do wykonania.

Podczas remontu zaznaczasz wykonane prace i dodajesz zdjęcia z budowy. Klientowi możesz udostępnić dedykowaną stronę, na której widzi postęp prac, zdjęcia oraz aktualny stan rozliczeń.

Planowany początek i koniec prac są widoczne w kalendarzu. Łatwiej dzięki temu ocenić, kiedy możesz rozpocząć kolejne zlecenie.

→ prowadzenie remontu w Bulido

Osobny arkusz kosztów a rozliczenie remontu w Bulido

Kwota zaakceptowanej oferty nie pokazuje jeszcze, ile pieniędzy klient wpłacił i ile firma wydała na materiały.

Trzeba zapisać zaliczki, kolejne płatności, zakupy i pozostałe koszty. W Excelu zazwyczaj powstaje do tego następny arkusz, który trzeba samodzielnie uzupełniać.

W Bulido zapisujesz płatności i wydatki przy konkretnym remoncie. Możesz oddzielić kwoty dotyczące robocizny od materiałów oraz sprawdzić, ile klient już zapłacił.

Paragon lub fakturę możesz dodać za pomocą zdjęcia. Bulido odczytuje podstawowe informacje z dokumentu, a przed zapisaniem sprawdzasz ich poprawność.

Koszt zakupu nie pozostaje wtedy wyłącznie na papierowym paragonie albo w galerii telefonu.

Notatki z oględzin a informacje zapisane od razu w Bulido

Podczas oględzin wiele osób zapisuje wymiary i ustalenia na kartce albo w notatkach w telefonie. Dopiero po powrocie otwiera Excel i przepisuje informacje do właściwego arkusza.

Excel można uruchomić na telefonie, ale praca z szeroką tabelą i wieloma komórkami zwykle nie jest wygodna. Pomiary często pozostają więc poza samą ofertą, aż do momentu ponownego wpisania ich przy komputerze.

W Bulido podczas oględzin zapisujesz klienta, adres, pomieszczenia, wymiary, planowane prace i zdjęcia. Informacje są od razu przypisane do konkretnej oferty.

Nie musisz kończyć całej wyceny na miejscu. Po powrocie masz już zebrane podstawowe dane i możesz przejść do wyboru usług, ustalenia cen oraz przygotowania dokumentu dla klienta.

Ten sam remont w Excelu i Bulido

Załóżmy, że klient chce pomalować mieszkanie, wykonać miejscowe naprawy ścian i wymienić listwy przypodłogowe.

Przygotowanie i prowadzenie zlecenia w Excelu

Po oględzinach otwierasz poprzednią ofertę albo własny szablon. Usuwasz dane wcześniejszego klienta, wpisujesz nowy adres i poprawiasz listę prac.

Następnie szukasz aktualnych cen. Część z nich może znajdować się w głównym cenniku, część w ostatniej ofercie, a część w notatkach. Kopiujesz potrzebne usługi i sprawdzasz, czy każda stawka nadal obowiązuje.

Wpisujesz wymiary pomieszczeń i liczysz ilość prac. Formuły pomagają w obliczeniach, ale nadal trzeba sprawdzić, czy obejmują właściwe komórki oraz czy uwzględniają okna i drzwi.

Gdy wycena jest gotowa, poprawiasz wygląd arkusza, ustawiasz podział stron i zapisujesz dokument jako PDF. Następnie tworzysz wiadomość do klienta i dodajesz właściwy załącznik.

Jeżeli klient poprosi o zmianę, tworzysz kolejną wersję pliku, ponownie zapisujesz PDF i wysyłasz nowy dokument.

Po akceptacji dane klienta i listę prac przenosisz do umowy, kalendarza, notatek albo kolejnego arkusza.

Podczas remontu zdjęcia zapisujesz w telefonie, wykonane prace zaznaczasz na osobnej liście, a zaliczki i koszty materiałów dopisujesz do kolejnego pliku.

Przygotowanie i prowadzenie zlecenia w Bulido

Podczas oględzin zapisujesz klienta, adres, pomieszczenia, wymiary oraz zdjęcia. Po powrocie informacje są już przypisane do właściwej oferty.

Usługi wybierasz z własnego, aktualnego cennika. Nie musisz szukać cen w poprzednich plikach ani kopiować całych wierszy ze starszej wyceny.

Przy często wykonywanych pracach możesz skorzystać z gotowego zestawu usług i usunąć z niego pozycje, których nie potrzebujesz. Ceny oraz ilości nadal możesz dopasować do konkretnego zlecenia.

Bulido pomaga policzyć ilości na podstawie wymiarów pomieszczenia. Wyniki możesz sprawdzić i zmienić, jeżeli dana praca wymaga innego sposobu liczenia.

Po ustaleniu usług i cen aplikacja tworzy czytelną ofertę PDF z danymi firmy, klienta, adresem prac i podziałem na pomieszczenia.

Dokument wysyłasz z Bulido, a klient może go zaakceptować albo odrzucić. W aplikacji widzisz aktualny stan oferty i zapisane zmiany.

Po akceptacji nie zaczynasz od pustych dokumentów. Na podstawie danych klienta i oferty przygotowujesz umowę, a pozycje z wyceny wykorzystujesz jako listę prac podczas remontu.

W trakcie prac zapisujesz postęp, dodajesz zdjęcia, płatności i wydatki. Klient może otrzymać stronę, na której widzi postęp remontu, zdjęcia oraz aktualne rozliczenie.

Największa różnica nie polega więc na samym obliczaniu powierzchni. Bulido ułatwia przygotowanie oferty i pozwala wykorzystać wpisane informacje także przy umowie, prowadzeniu prac i rozliczeniu.

Kiedy Excel nadal wystarcza

Excel może być dobrym rozwiązaniem, gdy:

• przygotowujesz dwie lub trzy proste oferty miesięcznie,
• korzystasz z jednego sprawdzonego szablonu,
• samodzielnie pilnujesz aktualnych cen,
• nie potrzebujesz wcześniejszych wersji ofert,
• prowadzisz niewiele remontów równocześnie,
• pozostałe informacje jesteś w stanie kontrolować w notatkach i folderach.

Arkusz pozwala dowolnie zmieniać układ i formuły. Możesz dopasować go do nietypowego zlecenia oraz dodać własne obliczenia.

Koszt pracy w Excelu rośnie jednak wraz z liczbą ręcznych czynności. Nie zawsze widać go na fakturze. Częściej oznacza poprawianie dokumentów wieczorem, szukanie właściwego pliku i ponowne wpisywanie tych samych informacji.

Kiedy warto przejść z Excela do Bulido

Zmiana narzędzia zaczyna mieć sens, gdy sama wycena jest tylko jednym z wielu plików potrzebnych do obsługi remontu.

Bulido sprawdza się, gdy chcesz zastąpić arkusze, dokumenty i dodatkowe aplikacje kompletnym narzędziem do prowadzenia firmy remontowej, szczególnie jeśli:

• dane klientów, oferty, zdjęcia i ustalenia są zapisane w różnych miejscach,
• chcesz szybciej przygotowywać oferty na podstawie własnego cennika,
• po akceptacji oferty ponownie wpisujesz dane klienta do umowy i listy prac,
• prowadzisz kilka remontów i trudno Ci pilnować ich terminów oraz postępu,
• chcesz widzieć wcześniejsze oferty, prace i płatności konkretnego klienta,
• zaliczki, wpłaty i koszty materiałów zapisujesz w osobnych arkuszach lub notatkach,
• zdjęcia z budowy pozostają w galerii telefonu i trudno później przypisać je do właściwego remontu,
• chcesz udostępnić klientowi stronę z postępem prac, zdjęciami i aktualnym rozliczeniem,
• paragony oraz faktury zbierasz na papierze albo przepisujesz ręcznie,
• podczas oględzin zapisujesz pomiary na kartce, a później ponownie wprowadzasz je przy komputerze.

Bulido zastępuje narzędzia używane do codziennej obsługi zleceń. Prowadzisz w nim klientów, przygotowujesz oferty i umowy, pilnujesz prac, zapisujesz koszty oraz kontrolujesz rozliczenia.

→ możliwości Bulido dla firm remontowych

Excel czy Bulido? Najczęstsze pytania

Czy Excel wystarcza do przygotowywania wycen remontowych?

Tak, szczególnie przy niewielkiej liczbie prostych ofert i jednym sprawdzonym szablonie. Przy większej liczbie zleceń więcej czasu zajmuje jednak pilnowanie cen, poprawek i informacji zapisanych w różnych plikach.

Czy można przenieść cennik z Excela do Bulido?

Tak. Bulido pozwala przenieść istniejący cennik. Przed zapisaniem możesz sprawdzić odczytane usługi, ceny i jednostki.

→ przenieść cennik z Excela do Bulido

Czy Bulido służy tylko do przygotowywania ofert?

Nie. Bulido jest kompletnym narzędziem do obsługi zleceń w firmie remontowej. Obejmuje klientów, wyceny, umowy, prowadzenie prac, zdjęcia, płatności, wydatki i rozliczenia.

Czy Bulido może zastąpić Excela i inne narzędzia używane do obsługi zleceń?

Tak. Bulido łączy wyceny, klientów, umowy, prowadzenie prac, zdjęcia, płatności i koszty. Zamiast korzystać z kilku arkuszy, dokumentów i aplikacji, prowadzisz cały remont od pierwszego kontaktu z klientem do końcowego rozliczenia w Bulido.

Czy klient może zaakceptować ofertę z Bulido?

Tak. Klient może zaakceptować albo odrzucić otrzymaną ofertę. Jej stan zmienia się wtedy w Bulido.

Czy klient może śledzić remont w Bulido?

Tak. Możesz udostępnić klientowi stronę, na której widzi postęp prac, zdjęcia z budowy oraz aktualny stan rozliczeń.

Czy Bulido działa na telefonie?

Tak. Z Bulido możesz korzystać w aplikacji mobilnej i przez przeglądarkę podczas oględzin oraz pracy na budowie.

Całe zlecenie prowadzisz w Bulido

Pracę z Bulido możesz rozpocząć od przeniesienia własnych usług i cen. Na ich podstawie przygotowujesz ofertę i dokument dla klienta.

Po akceptacji wykorzystujesz te same informacje do przygotowania umowy, prowadzenia prac, zapisywania kosztów i kontrolowania rozliczeń. Nie tworzysz osobnych arkuszy i dokumentów dla każdego kolejnego etapu.